Гарантийное письмо

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

• Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и
• Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от
• Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Что такое гарантийное письмо

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

Что должно содержать гарантийное письмо

Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

• от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
• реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
• дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
• суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
• должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
• печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
• если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

Выпуск ЭЦПдля юридических лиц 2600 ₽ специальные цены для гостей и участников РегфорумаСрок изготовления не более 30 минут.Работаем со всеми регионами России. Заказать услугу ОтчетностьТакснет, Стэктраст, Сбис 4500 ₽ специальные цены для гостей и участников РегфорумаКлюч входит в стоимость.Работаем со всеми регионами России. Заказать услугу

Сфера применения

Рынок товаров и услуг завязан на оплате этих товаров и услуг. Любой договор, заключаемый между контрагентами, содержит в себе условия и способы оплаты.

Однако далеко не каждый договор является разовым договором.

Существует огромный сегмент контрактов, подразумевающих или длительные правоотношения, например, связанные с поставкой, или краткосрочные, на основании публичной оферты без заключения письменного договора.

В этих случае покупатель или клиент выставляет своему контрагенту гарантийное письмо на оплату товаров или услуг, что дает возможность получить товар или услугу и оплатить их в установленные гарантийным письмом сроки, а не немедленно при затребовании товара или услуги.

При этом гарантийное письмо является не только обязательством по оплате, но и признанием факта долговых отношений. В силу этого гарантийное письмо может быть представлено в суде как обязательство в случае судебного спора.

Основания для выдачи гарантийного письма

Как правило, инициатором выдачи гарантийного письма на оплату является поставщик товара или услуги. При этом наличие гарантийного письма является основанием для исполнения договора в части поставки товара или услуги.

Оформление гарантийного письма

Закону понятие гарантийного письма на оплату неведомо. Это значит, что гарантийное письмо, как таковое, всецело объект договоренности сторон, действующих по основному принципу договорного права: «Что не запрещено, то разрешено».

Поскольку гарантийное письмо не нарушает никаких правил, то оно может считаться полноценным участником договорных правоотношений. При этом, как составная часть договора, оно должно соответствовать правилам финансового документооборота, а значит, должно содержать в себе:

1. дату выдачи гарантийного письма и его исходящий номер;
2. сведения об авторе гарантийного письма, то есть должнике;
3. сведения о договоре, на основании которого выдается гарантийное письмо;
4. сведения о получателе гарантийного письма, то есть кредиторе;
5. сведения о сумме платежа, гарантированного письмом, о сроке и способе платежа;
6. сведения о документе, на основании которого будет произведен платеж – по накладной, по акту приема-передачи, по коносаменту и т.д.;
7. подпись и полное имя должника или его представителя (руководителя). Если должник – юридическое лицо, то гарантийное письмо подписывается как руководителем предприятия, так и главным бухгалтером.

Гарантийные письма от юридических лиц желательно оформлять на фирменном бланке предприятия и скреплять печатью. Гарантийные письма от физических лиц желательно заверить нотариально или приложить к ним копию паспорта гаранта.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом. При написании следует опираться на правила делопроизводства. Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Обратите внимание!

Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства. В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

• сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
• причину напоминания,
• а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
• Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
• Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
• В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

• электронную почту,
• факсовым сообщением
• или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Особенности гарантийных писем

При составлении гарантийного письма руководствуются правилами деловой переписки. Так, текст должен быть написан в официально-деловом стиле, который отличается:

• лаконичными и понятными формулировками;
• отсутствием разговорных, эмоционально-окрашенных, жаргонных выражений;
• отсутствием ошибок, опечаток и исправлений.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В деловой переписке принято начинать текст с обращения к адресату словом «Уважаемый(ая)».
Важной особенностью гарантийного письма является то, что оно не всегда имеет юридическую силу. Данный факт необходимо учитывать при составлении самого письма и других документов, связанных с ним, а также если необходимо предоставить сведения для судебного разбирательства.

Разновидности гарантийных писем

Гарантийные письма имеют разную функциональность, которая зависит от вида документа и его назначения. несколько видов гарантийных писем, и о каждом из них поговорим подробнее:

1. Гарантийное письмо об оплате. Рассматриваемый вид документа подтверждает обязательства по оплате средств. Например, за товары, услуги, выполнение разнообразных работ или просто, как гарантия возврата одолженных денег. Гарантийное письмо об оплате подтверждает факт признания долга. Оно особенно актуально, если у покупателя пока нет возможности оплатить покупку, но он обязуется это сделать в ближайшее время.
2. Гарантийное письмо на товар, услугу или работу. В рассматриваемом документе подтверждается, что товар или услуга должны быть переданы в указанный срок. Если договор того требует, можно выделить несколько временных отрезков, в течение которых будет выполнена обещанная работа. Также гарантийное письмо на товар составляется сразу перед заключением сделки или если имеются предпосылки для нарушений.
3. Гарантийное письмо о предоставлении адреса. С помощью рассматриваемого документа арендодатель гарантирует, что предоставит юридический адрес. Он может понадобиться в контактах с налоговой, если у организации отсутствует свой юридический адрес. Обычно юридические лица берут помещения в аренду, и тогда арендодатель должен передать гарантийное письмо о предоставлении адреса. Рассматриваемый документ демонстрируется работникам налоговых органов, чтобы у них не возникало вопросов к законности деятельности компании.
4. Гарантийное письмо о приеме на работу. Используется для подтверждения будущего трудоустройства. Этот документ необходим, если трудоустройство имеет первоочередное значение. В частности, гарантийное письмо о приеме на работу можно попросить при таких обстоятельствах:
   • Для передачи в вуз, если в учебном заведении для получения диплома нужно принести справку об официальном приеме на работу;
   • В случае, если сотрудник является иностранцем и ему нужно принести документ в миграционную службу;
   • В ситуациях, когда заключенный после освобождения устраивается на работу, и ему нужно периодически отмечаться в соответствующих надзорных органах.

Когда просить об отсрочке платежа

В деловой переписке письмо с просьбой переноса даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ) — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Письмо направляют:

• по собственной инициативе;
• в ответ на претензию поставщика.

Причины, по которым письмо с просьбой предоставить отсрочку платежа, полезно для сторон договора. Документ свидетельствует о:

• признании факта неоплаченной поставки ТРУ;
• готовности погасить задолженность после преодоления трудностей;
• признании сумм, подлежащих перечислению, в том числе в части оговоренных в договоре санкций;
• наличии у покупателя конкретных сроков погашения задолженности.

Особым периодом для использования писем с просьбой о переносе оплаты является распространение коронавируса (COVID-19) и введенный режим повышенной готовности. Если сторона предвидит возможность неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту в связи с эпидемической ситуацией, исполнитель (поставщик, подрядчик) вправе ссылаться на данное обстоятельство, в качестве основания для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени). Это положение зафиксировано в совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России №24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020.

ВАЖНО!По мнению ведомств, озвученного в документе, распространение новой инфекции, вызванной 2019-nCoV, носит чрезвычайный и непредотвратимый характер.

Отдельно регулируются требования к условиям и срокам отсрочки платежа арендной платы по договорам аренды недвижимого имущества в период пандемии и действия особого режима (Постановлением Правительства №439 от 03.04.2020).

Порядок подписания и вручения

Подписывает гарантийное письмо руководитель компании либо сотрудник, уполномоченный работать с подобными документами. При этом указывается должность, записываются полностью ФИО и ставится личная подпись.
Вручить письмо можно несколькими способами:

• Лично — адресату необходимо расписаться в получении;
• почтой — письмо отправляется заказным и предполагает вручение почтовой службой под роспись;
• с помощью средств связи — факсом или по электронной почте.

Также стоит отметить, что заверять письмо у нотариуса не нужно.

Вы можете скачать образец в любом удобном вам формате: pdf, doc, png а также распечатать для дальнейшего заполнения.

Скачать в PDF Скачать В Word

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
3. факсом;
4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Гарантийное письмо: содержание документа

Содержание документа имеет множество вариантов, поскольку причин, по которым у одной стороны возникает необходимость гарантировать что-либо другой стороне, очень много. Наиболее распространенные темы:

• Оплата задолженности;
• выполнение работ;
• поставка товара;
• предоставление юридического адреса;
• выполнение кредтных обязательств.

Гарантийное письмо: требования

В законодательстве не закреплено требований к оформлению и использованию гарантийных писем. Однако составители должны придерживаться принятых в деловой среде правил. В частности, документ предполагает структуру с такими элементами, как:

• Реквизиты отправителя — название и адрес организации, телефон и адрес электронной почты для связи, регистрационный номер либо паспортные данные физического лица;
• текст письма — изложение сути обращения с указанием условий, сроков и других факторов, которые имеют значение для выполнения обязательств;
• подпись отправителя;
• дата подписания.

Рекомендации по составлению

• применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;
• не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;
• фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;
• жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;
• будьте грамотны — пишите без ошибок.

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Что такое письменная гарантия

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Правила оформления документа

В связи с тем, что типовой образец заполнения гарантийного письма законодательно не закреплен, стороны должны придерживаться основных правил составления деловой документации.

В идеале письмо должно быть написано на фирменном бланке организации-должника. Однако допускается составление документации на листе бумаги формата А4.

Многих интересует вопрос о том, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Прежде чем приступить к написанию письма, необходимо понимать какие функции выполняет данный документ:

1. Подтверждает факт признания задолженности.
2. Определяет размер долга.
3. Является доказательством факта оформления соглашения между сторонами сделки.

При заполнении образца гарантийного письма, необходимо указать следующую информацию:

1. Наименование организации (если автором является юридическое лицо), ФИО отправителя (если автор документа — физлицо).
2. Реквизиты отправителя (для юр. лиц указываются юридический адрес и банковские реквизиты, физические лица указывают только адрес регистрации).
3. Наименование организации или ФИО физического лица, которое является получателем корреспонденции.
4. Вид обстоятельств.
5. Перечень гарантийных обязательств.
6. Период исполнения.
7. Дата составления документа.
8. Подпись отправителя.

Организации и иные юридические лица обязаны заверить подпись руководителя гербовой печатью установленного образца.

Следует помнить, что письмо об оплате задолженности является гарантией исполнения взятых на себя обязательств. Если должник планирует отдавать задолженность по оплате товара несколькими платежами, в тексте письма необходимо отобразить график погашения долга. Для того, чтобы перенести или изменить сроки исполнения обязательств, необходимо написать гарантийное письмо об отсрочке платежа.

В данном случае в тексте документа указываются:

1. Причина невозможности своевременной оплаты.
2. Точные сроки погашения задолженности.
3. Ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.

Грамотно составленное гарантийное письмо удостоверяет (а в некоторых случаях и повышает) репутацию предприятия.

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:

• лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
• укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
• установите предельный период для перечисления средств;
• сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
• подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Образец:

Образец гарантийного письма

Говоря вкратце о том, какое оформление должно иметь гарантийное письмо, упомянем о реквизитах, необходимых для идентификации лица и подтверждения подлинности документа:

• наименование организации, ФИО лица, адрес;
• дата составления;
• подписи ответственных сотрудников, скрепленные печатью. Если у составителя письма нет печати (в случае физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно подписи.

Естественно, форма изложения в документе должна быть официальной, соответствующей стилю деловой переписки. Если вам приходится очень часто составлять гарантийные письма – лучше создать шаблон для их написания, имеющий все необходимые реквизиты, которые может содержать в себе официальный бланк предприятия.

Когда составляется гарантийное письмо об оплате

Такой документ может быть составлен в следующих случаях:

1. Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
2. Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).

Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.

ВАЖНО!В судебной практике есть прецеденты освобождения заказчика от ответственности за несвоевременные выплаты, если они произошли в связи с задержкой финансирования из бюджета (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 07.02.2018 по делу № А33-771/2017).

Пошаговая инструкция по составлению

Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:

• реквизиты документа (номер, дата);
• реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
• информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
• сумму, подлежащую уплате;
• причины задержки выплат;
• сроки погашения долга.

Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.

Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.

Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

• предложение совершить оплату услуг после их оказания;
• предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Способы получения документа адресатом

Гарантийные письма должны предоставляться получателю в двух экземплярах лично, чтобы на экземпляре отправителя был проставлен входящий номер и дата вручения. Альтернативными способами доставки гарантийных писем являются: заказное письмо с уведомлением о вручении через почту, отправка курьерской службой с уведомлением о вручении.

Правильно составленные гарантийные письма могут иметь юридическую силу и признаваться судебными органами в качестве прямых доказательств.

Существует несколько способов передачи письма получателю. Если оно написано в присутствии партнера, то передача осуществляется бесплатно, быстро – из рук в руки. При наличии доступа к сети интернет или факсу, ограниченного времени доставки гарантия передается посредством телекоммуникационных способов.

Наиболее древний, первоначальный способ пересылки с помощью почтового сообщения применяется, когда адресату требуется оригинал письма, подлинные печати, подписи уполномоченных лиц.

Письмо просьба об отсрочке платежа

Письмо #1:

Просим Вас отсрочить оплату за услуги, предоставленные нам по Договору № [номер] от [дата] г., в связи с временными финансовыми затруднениями нашей компании.

Оплату гарантируем с расчетного счета № [номер счёта] в [полное наименование и адрес банка, в котором открыт счёт] в срок до [дата прописью].

[Дата] [ФИО руководителя]

Письмо #2:

Нам очень жаль, что мы до сих пор не смогли оплатить Ваш счет № [номер] от [дата] г.

У нас в данный момент очень напряженное материальное положение. Мы испытываем некоторые затруднения со сбытом товаров.

Просим Вас отсрочить нашу задолженность в размере 150000 руб. Погашение этой суммы будет осуществляться в 2 этапа: 50% в январе и 50% в феврале следующего года.

Необходимо ли писать письмо-согласие

Сегодня, когда существует огромное количество разнообразных средств коммуникаций, представители некоторых предприятий считают формирование таких писем нецелесообразным. Однако, это ошибочное мнение. Дело в том, что деловой этикет подразумевает при получении письма-предложения о сотрудничестве составление ответа также в письменном виде. Таким образом, компания выражает свое уважительное отношение к потенциальному партнеру, клиенту, заказчику.

Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-согласия сотрудничать .docСкачать образец письма-согласия сотрудничать .doc

На кого возложить формирование письма-согласия

Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист. Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи. При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.

На имя кого писать

Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением.

Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам).

В каком формате писать

Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании. Такой стандартный бланк удобен тем, что сотрудникам не нужно думать над формулировками, достаточно поставить лишь необходимые реквизиты организаций и подписи.

Оформление письма

Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой). Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.

Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

ООО «ВАСИЛЕК»

ОГРН _____________ИНН_______________

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) оплату по счету № 147/р в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей за размещение рекламы, в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

В любом случае необходимо указать, что именно вы гарантируете сделать, и в какой срок.

Однако, обязательствами по договору может быть и, к примеру, поставка товара, выполнение работ. Приведем пример гарантийного письма на поставку товара (образец):

ООО «ВАСИЛЕК»

ОГРН _____________ИНН_______________

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

А также, образец гарантийного письма на выполнение работ по договору подряда.

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо от работодателя о приеме на работу — еще один вид гарантийного письма. В нем, как нетрудно догадаться, работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии на определенную оплату. К примеру, такое письмо может понадобиться для оформления визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране. Либо, студенту, который стажировался у данного работодателя, и тот пообещал его у себе устроить после окончания обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

Как видите, ничего сложного в составлении гарантийных писем нет. Главное — внимательность.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

• является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
• удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
• подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Обратите внимание!

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.