Акт приема-передачи товара: простой образец бланка приемки продукции, изделий — готовый заполненный шаблон передачи на реализацию

Для чего необходим

В отличие от товарной накладной, акт документально подтверждает, что получатель действительно получил товар. При этом подписанный документ говорит о том, что товар обладает необходимым качеством, и у получателя нет никаких претензий.

Оформлять документ может кто угодно. Практика показывает, между физическими лицами такой акт составляется крайне редко. Хотя документ можно составить по обоюдному желанию. Вообще, сторонами в этом случае может выступать кто угодно. Например, акт часто составляется между двумя организациями. Также он может оформляться между компанией и ее ответственным сотрудником. Например, когда товар передается на склад для хранения.

Когда одна сторона передает второй деньги и материальные ценности, следует составить документ, подтверждающий этот факт. Здесь фиксируется информация о товаре, указывается его цена, качество, количество и другие параметры. При каких-либо разногласиях между сторонами, например, на товаре имеется брак, неисправности, дефекты, оформленный акт станет важным доказательством при судебном разбирательстве. С его помощью доказать свою правоту сможет, как отправитель, так и получатель.

(Видео: «Акт приема-передачи товара. Формат 2018»)

Также нужно знать, существуют ситуации, при которых просто невозможно обойтись без оформления данного акта. Как правило, это касается тех случаев, когда между организациями передается современная техника, отличающаяся высокими технологиями. Необходимость составления акта объясняется тем, что перед передачей такие устройства подлежат проверке, осмотру, пробным запускам.

Нередко акт оформляется и в пределах одной организации, когда товар передается на ответственное хранение. Это означает сотрудник или целое подразделение несет материальную ответственность за целостность товара. Естественно, чтобы сохранить товар, необходимо документально зафиксировать его изначальные характеристики, количество, состояние.

Форма акта приема передачи товара

При совершении сделки между организациями оформляется соответствующий договор, в котором прописываются его условия. Достаточно часто стороны не видят необходимости оформлять акт, поэтому ограничиваются товарной накладной, составленной по форме ТОРГ-12. Однако, когда передается особо ценный товар, сторонами все-таки принимается решение о необходимости оформить акт.

На сегодняшний день законодательство не обязывает организации составлять акт по какой-то специальной форме. Это означает, каждая компания имеет право разрабатывать и утверждать внутренними правилами свой собственный шаблон для оформления данного документа. Также допустимо применение свободного стиля. Но при этом нужно помнить, независимо от того, какой вариант оформления был выбран, здесь необходимо указать такую информацию:

• Название документа;
• Город оформления и дата;
• Название передаваемого товара, данные о нем;
• Дополнительные характеристики;
• Названия организаций, между которыми осуществляется сделка;
• Паспортные данные директоров или других представителей;
• Данные паспорта, если сторонами являются физические лица;
• Подписи представителей и печати организаций.

Виды акта приема-передачи

Существует несколько видов документа:

1. Акт приема-передачи недвижимого имущества. Этот документ является самостоятельным и, как правило, прилагается к основному договору. Смена собственника подтверждается документально. Все имущество перечисляется, указывается его цена, количество.
2. Акт приема-передачи движимого имущества. Оформление бумаги необходимо при сдаче в пользование (продаже) движимых объектов, включая транспортные средства. В договоре перечисляется, какие принадлежности, документация будут использоваться, какое состояние имущества на период совершения сделки. Не менее важно указать, что объект не арестован, не заложен.
3. Акт передачи имущества к договору найма квартиры (помещения). Оформлять важную бумагу необходимо при аренде квартир, домов, иной недвижимости. Одна сторона — это арендодатель, которая сдает, а другая — это арендатор, которая получает имущество последнем указывается информация о состоянии объекта, что в нем находится, перечень дефектов, при их наличии, иные нюансы.
4. Акт о списании имущества. Материальные ценности — это активы организации: продукция, товары и материалы. Все перечисленное со временем утрачивает нормальные свойства эксплуатации и подлежит списанию. Для того чтобы списывать средства предусматриваются унифицированные формы с аббревиатурой ОС.
5. Акт осмотра имущества. Для документального подтверждения, какое состояние на момент передачи имущества, подготавливается акт осмотра. Предметами для рассмотрения могут быть здания, технические устройства и оборудование. Осмотры проводятся комиссионно.
6. Акт приема-передачи имущества в аренду. Если одно лицо другому передает предметы для арендования, то это действие должно быть подтверждено договором. Прописываются сведения о качестве, количестве, наличии недостатков и иных обстоятельств отношений. Также устанавливается срок, до которого обязательства действуют.
7. Акт передачи имущества во временное пользование. Этот документ используется для выделения средств в благотворительных целях. Имущество передается на время, указанное в бумаге.
8. Акт приема-передачи безвозмездно переданного имущества. Он составляется для урегулирования вопросов стороны приминающей в пользование имущество и стороны, принявшей. Документально оформляется состояние предметов, и их технических параметров на начало сделки.

Внимание! Документы такого вида оформляются не менее чем в двух экземплярах.

Принципы действия актов приема — передачи

Это важный документ, так как в нем представлены факты качества услуг или товаров, а также регулирование возникающих вопросов. Указывается число передачи, и до которого действует срок пользования предметами договора.
Справка! Бумага оформляется приложением к основному договору, оговариваются данные о нарушении или соблюдении условий отношений.

Несколько принципов действия составленной бумаги:

1. Каждая сделка начинается с подготовки договоров и актов, то есть обязательства по исполнителю излагаются в этих документах.
2. В актах учитывается документальное подтверждение по каждой процедуре договоров, состояния, качестве и количестве имущества.
3. Это единственный аргумент, свидетельствующий о передаче товаров, услуг, активов и иных средств иному лицу. С момента подписания он вступает в юридическую силу, и новый владелец имеет право пользоваться и несет ответственность за вверенное ему владение.

Как оформлять и сколько хранить

Логично предположить, что данный документ нужно составлять в двух копиях. Это необходимо для того, чтобы обе стороны имели на руках по экземпляру. Каждый из них подписывается лицами, совершающими сделку. Заполнять акт можно на компьютере или от руки. Также необходимо помнить, оформленный акт передается в бухгалтерию. Ответственные сотрудники поставщика списывают товар с баланса организации. А бухгалтерские работники стороны-получателя ставят товар на учет.

Нужно знать, этот акт выступает в качестве первичного документа. Поэтому закон определяет длительность его хранения в течение пяти лет после того года, за который был произведен отчет. Важно помнить, акт не может заменять договор, а оформляется лишь в качестве приложения к нему.

Правила составления акта по приему-передаче товаров

Перед заполнением документа необходимо согласие всех участников сделки. В качестве представителей обычно выступают руководители организаций. Однако такая обязанность может возлагаться и на других уполномоченных сотрудников, которые представляют интересы компании по доверенности. Даже в том случае, если выбрана свободная форма оформления, здесь в обязательном порядке должны соблюдаться стандарты составления аналогичной документации.

К обязательной информации, отображаемой в акте, относятся данные о сторонах и их представителях. Данные об объекте сделки, имеющиеся неисправности. При наличии претензий по поводу качества товара, их также указывают в документе. Проставление подписей свидетельствует о том, что стороны согласны с вышесказанным. Если имеются приложения к акту, или какая-либо дополнительная информация, это следует прописать в документе. Можно указать условия доставки товара и срок, в течение которого будет произведена оплата. Указывается необходимость оформления вторичных актов и др.

Если товар передается в пределах компании, например, между подразделениями, указывается их полное название и сотрудник, который несет материальную ответственность. При этом одна копия отправляется в бухгалтерию организации, а вторая передается непосредственно лицу, которое будет следить за сохранностью товара.

Часто передача различных ценностей осуществляется на склад для временного хранения. В таких ситуациях акт также следует оформлять. Нередко здесь используется унифицированный бланк МХ-1. Конечно, использовать его необязательно, однако эта форма достаточно удобна для указания всех необходимых данных.

Порядок и правила составления

Перед подготовкой документа рекомендуется выяснить, нет ли определенной формы акта.

Несколько общих правил составления:

1. Подготовка осуществляется не менее чем двумя лицами. Организациями может быть издан распорядительный документ о создании комиссии.
2. Важное условие — это установление фактического состояния обстоятельств, которые планируется отобразить документально
3. Оформление осуществляется на специальном бланке, разработанном на предприятии с применением унифицированного образца.
4. В реквизитах указывается наименование организации, а также регистрационные номера, дата и место составления. В некоторых случаях требуется указать время подписания документа.
5. Текст разграничивается на две части: вводная и констатирующая.
6. В содержании могут быть указаны рекомендации и выводы, предложения и события.
7. В конце документа прописывается заключение, количество экземпляров. Последнее зависит от числа заинтересованных в оформлении документа лиц.
8. Согласование осуществляется с должностными лицами.
9. Утверждаются акты руководителем структуры.

Осторожно! Документы хранятся у лица передавшего объект в пользование до истечении срока договора.

Как правильно составить акт для приема-передачи материальных ценностей

1. «Шапка» документа. Здесь указывается, когда и где он составлялся. Прописывается название документа, отображающее его суть. Также можно отметить, к какому договору этот акт станет приложением.
2. Сведения о сторонах. Здесь прописываются полные названия организаций, ФИО и должности сотрудников, подписывающих документ.
3. Подтверждение того, что поставщик передает, а получатель получает товар, выполняя условия ранее составленного договора. Прописываются условия оплаты и передачи.
4. Ниже можно отдельными пунктами перечислить все передаваемые товары. Однако удобнее делать это при помощи таблицы. В нее вносятся название, стоимость, количество. В нижней части таблицы указывается общая информация.
5. Под таблицей можно указать, что товар полностью отвечает требованиям, прописанным в договоре, поэтому у получателя нет никаких претензий.
6. Укажите, сколько экземпляров имеет данный документ. Как правило, делается две копии. Они обладают равнозначной силой.
7. Завершающим этапом является проставление подписей. Как правило, это делают руководители организаций. Но компания может выписать доверенность с соответствующими полномочиями на любого другого сотрудника.

Следует помнить, после того, как документ подписывается обеими сторонами, с поставщика снимается ответственность за сохранность товара. После этого данная обязанность возлагается на сторону-получателя. С этого момента сторона, получившая товар, никаких претензий поставщику не может выдвигать. Ведь она уже приняла товар, подписав акт.

Хотя нужно понимать, не исключены ситуации, при которых у получателя все-таки появятся претензии. В этом случае придется обращаться в суд. Например, если он докажет, что от него заведомо были скрыты недочеты товара, или он не имел возможности тщательно проверить состояние товара до совершения сделки. В таких ситуациях только суд сможет определить, достаточно ли оснований для признания данного акта недействительным.

Образец заполнения акта приема-передачи товара в 2021 году

Комиссионный акт приема материалов

Если принимающая товар сторона считает, что поставленный товар не соответствует условиям договора, или бумаги, переданные с ТМЦ, расходятся по качеству или количеству с поставкой, она оформляет бумагу по форме 0504220. Его подписывает комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения в присутствии материально ответственного лица и представителя организации – поставщика или иного незаинтересованного представителя.

Применение документа

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведенный ниже акт сдачи-приемки товара допускается применять одновременно с формой МХ-1 приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение.

Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами

Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.

Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.

Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.

Ктo пoдпиcывaeт

Oбязaтeльнo пoдпиcывaют пpинимaющиe и пepeдaющиe лицa. Нaзывaютcя oни в aктe тaк жe, кaк в дoгoвope: пpoдaвeц и пoкyпaтeль, apeндoдaтeль и apeндaтop и т.д. Ecли cтopoнoй пo дoгoвopy выcтyпaeт чeлoвeк, oн мoжeт пoдпиcaть caм или дaть кoмy-тo дoвepeннocть. Ecли в cдeлкe yчacтвyeт кaкaя-тo кoмпaния, зa нeё cтaвит пoдпиcь pyкoвoдитeль или кaкoй-тo дpyгoй чeлoвeк, y кoтopoгo ecть дoвepeннocть нa пoдпиcaниe тaкиx дoкyмeнтoв.

Кpoмe cтopoн дoгoвopa cвoи пoдпиcи мoгyт пocтaвить cвидeтeли – ecли yчacтники cдeлки нe cлишкoм дoвepяют дpyг дpyгy и пoдoзpeвaют, чтo в бyдyщeм мoгyт вoзникнyть кoнфликтныe cитyaции, мoжнo пepeдaть имyщecтвo в пpиcyтcтвии дpyгиx людeй, чтoбы oни тoжe зacвидeтeльcтвoвaли фaкт пepeдaчи cвoими пoдпиcями. Чaщe вceгo этo 2-3 чeлoвeкa, пpичём для бoльшeй oбъeктивнocти лyчшe пpиглaшaть cвидeтeлeй co cтopoны – coceдeй или coтpyдникoв aгeнтcтвa нeдвижимocти. Poдcтвeнники и дpyзья мoгyт oкaзaтьcя пpeдвзятыми.

Oбязaтeльныe пyнкты

Paзyмeeтcя, вce пacпopтныe дaнныe пpинимaющeй и пepeдaющeй cтopoны, пoлнocтью нaпиcaнныe фaмилия, имя, oтчecтвo и мecтo peгиcтpaции. Для юpидичecкиx лиц – OГPН и мecтoнaxoждeниe. Этo нyжнo для идeнтификaции пoдпиcaнтoв.

Ccылкa нa дoгoвop, в cooтвeтcтвии c ycлoвиями кoтopoгo пepeдaётcя имyщecтвo. Пoдpoбнoe oпиcaниe этoгo caмoгo имyщecтвa: aдpec квapтиpы или дoмa, кoличecтвo кoмнaт, плoщaди – oбщaя и жилaя. Ecли aкт нe фopмaльнocть, дoпoлнитeльныe пoдpoбнocти: чтo нaxoдитcя в квapтиpe и пepeдaётcя вмecтe c нeй, c oпиcaниeм cocтoяния.

Ecли aкт пpиклaдывaeтcя к дoгoвopy apeнды, дeлaют пpипиcкy, чтo apeндaтop дoлжeн вepнyть вcё, пoлyчeннoe пo нacтoящeмy aктy, в тoм жe cocтoянии c yчётoм нopмaльнoгo изнoca.

Пoдпиcывaeтcя aкт coбcтвeннopyчнo. Ecли yчacтвyют cвидeтeли, иx пacпopтныe дaнныe тoжe нyжнo yкaзaть. Кaк пpaвилo, пepeчиcлeниe cвидeтeлeй и иx пoдпиcи cтaвятcя в кoнцe дoкyмeнтa, пoд пoдпиcями cтopoн.

В какой валюте составлять первичные документы?

Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема — передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы следует составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.

Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Акт, который просто необходим в повседневной жизни. Мы передаём на хранение, использование, аренду материальные ценности не только в строительстве, но и в других сферах деятельности как торговля, недвижимость и т.д.

Данный акт оставляет свидетельство/факт/след о приёме и передачи ТМЦ, после подписания данного документа лицо получившее материальные ценности несёт полную ответственность за сохранение их. Однако данный акт не регламентирует какую ответственность несёт лицо, принявшее в случае порчи/потери, он просто фиксирует факт передачи. Для закрепления ответственности необходимо заключать соглашение сторон или договор.

Унифицированная форма Акта МХ-1 и МХ-3

Форма для акта передачи ТМЦ не является строгой, а имеет рекомендованный характер.

Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей

Используют такие формы в основном те, кто постоянно занимаются приёмкой и передачей ТМЦ – например на складе. Однако зачастую такая форма не требуется, потому что необходимо просто зафиксировать факт передачи ноутбука от одного сотрудника к другому внутри одной организации. Для этого необходим акт приема передачи материальных ценностей образец простой. .

Обязательные реквизиты

В бланк включаются следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, Ф.И.О. директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможностью возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Также необходимо указать суммы денежных средств, полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но в случае использования облегчит дальнейшее проведение зачета взаимных встречных обязательств, подписание сверки взаиморасчетов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным для подтверждения правильности расчетов.

Юридические тонкости

Документ составляется минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывают его только уполномоченные лица. В случае, если покупатель — юридическое лицо, то полномочия представителя — физического лица подтверждаются доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта обязательно отражается в договоре. Саму форму желательно сделать как приложение к договору. В этом случае простой акт приема-передачи товара имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. Наличие такого образца позволяет заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие такого документа, как акт передачи материальных ценностей, является очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приемки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приема товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров являются следующие факты, отраженные в документе:

• материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
• отсутствует расхождение по качеству и количеству;
• доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
• претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичку необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для целей бухгалтерского учета первичку хранят в течение 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Чacтыe oшибки

⛔ Нeт oпиcaния пepeдaвaeмoгo имyщecтвa. Бeз идeнтифициpyющиx пpизнaкoв aкт нe бyдeт paбoтaть – ecли нe яcнo, чтo имeннo пepeдaётcя, этoт дoкyмeнт бyдeт ничтoжeн.

⛔ Ecли квapтиpa пepeдaётcя c oбcтaнoвкoй, пocyдoй, пocтeльным бeльём и пpoчим xoзяйcтвoм, xoзяeвa инoгдa лeнятcя пepeчиcлять вce пoдyшки, лoжки и пpocтыни «пoимённo», a пoтoм paccтpaивaютcя, нeдocчитaвшиcь фaмильнoгo cepeбpa. Нepeдкo caм фaкт «пepeпиcи» ocтaнaвливaeт жильцoв, им cтaнoвитcя cлoжнee вcтaть нa cкoльзкyю дopoжкy мeлкoгo вopoвcтвa. Paзyмeeтcя, peчь идёт o в цeлoм зaкoнoпocлyшныx людяx.

⛔ Ecли aкт cocтaвлeн в пpocтoй пиcьмeннoй фopмe и пoдпиcывaeтcя yжe пocлe пoдпиcaния caмoгo дoгoвopa, нe coглaшaйтecь нa пpeдлoжeниe кoнтpaгeнтa, чтoбы пoдпиcь зa yчacтникa дoгoвopa пocтaвил ктo-тo дpyгoй. Пpeдлoжeниe «a дaвaйтe я пoдпишy, я жe мyж-жeнa-мaмa-бpaт-близкий дpyг, кaкaя вaм paзницa, a oн-oнa ceйчac нe мoжeт» нyжнo cpaзy oтмeтaть. Кoмaндиpoвкa, бoлeзнь, oтпycк – пpичинa oтcyтcтвия нeвaжнa. Ecли cтopoнa дoгoвopa нe мoжeт пoдпиcaть ceйчac, лyчшe пoдoждитe вoзвpaщeния или пoтpeбyйтe, чтoбы вaш зaнятoй кoнтpaгeнт дaл нoтapиaльнo yдocтoвepeннyю дoвepeннocть, в кoтopoй бyдeт нaпиcaнo, чтo y дoвepeннoгo лицa ecть пpaвo пoдпиcaть aкт пpиёмa-пepeдaчи имeннo этoгo имyщecтвa.