Что такое апостиль документов и зачем он нужен

Что это такое — апостиль документов?

Апостиль документов — принятый в международном праве способ узаконить документы, выданные в 1 государстве, для их правового использования в другом государстве. Международно-правовым законодательным актом, регулирующим легализацию личных документов при помощи апостиля, является Гаагская конвенция, заключенная 5 мая 1961 года в Гааге. Конвенция открыта для присоединения к ней возжелавших этого стран.

Наша страна в лице СССР стала участницей Конвенции 17 апреля 1991 года. РФ приняла правопреемство от СССР в отношении обязательств, установленных Конвенцией, 31 мая 1992 года.

В соответствии с Гаагской конвенцией страны-участницы принимают на своих территориях правила об упрощенном порядке подтверждения законности документов при помощи апостиля. При этом к официальным документам в рамках задач, обозначенных Конвенцией, относятся:

1. документы, выданные органами власти государства, в том числе судебные, исполнительные акты и документы из прокуратуры;
2. административные свидетельства и справки (к примеру, свидетельства о рождении или смерти);
3. нотариальные документы;
4. государственные штампы и отметки (о регистрации, визы и пр.).

Между тем под правила конвенции не подпадают:

• дипломатические или консульские акты;
• документы, связанные с коммерческими или таможенными процедурами.

Как выглядит апостиль

По Конвенции строго определен вид апостиля по определенному образцу. Он имеет вид квадрата со сторонами не более 9 см.

По утвержденному стандарту апостиль содержит:

• наименование страны, где выдан документ, требующий международного подтверждения;

• ФИО, наименование должности лица с его подписью;

• полное название организации;

• наименование административного места, проставляющего апостиль;

• дата выдачи апостиля;

• полное наименование организации, проставившей апостиль;

• порядковый номер апостиля;

• печать, расшифрованная подпись уполномоченного лица.

Официальными по Конвенции признаны английский и французский языки на которых заполняются графы апостиля. Заглавие — Apostille на французском.

Способы применения апостиля, который подтверждает документ, не определены. На практике у разных государств он может проставляться в виде штампа, печати или на листе прикрепленного к заверенному документу. В России утвержден апостиль в виде штампа.

Кто проставляет штамп «апостиль»

Для апостилирования документа необходимо обратиться в соответствующие государственные органы.

⦁ органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации – на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации;
⦁ органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации – на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;
⦁ архивные органы субъектов Российской Федерации – на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
⦁ Управление делами Генеральной Прокуратуры Российской Федерации – на документах, составляемых прокуратурой;
⦁ Министерство образования и науки Российской Федерации – на официальных документах, исходящих из органов образования, науки и учебных заведений.

Важно: проставление штампа “апостиль” на документ всегда осуществляется на территории того государства, в котором документ был выдан.

Для чего нужен апостиль документов

Для того, чтобы жить, работать или учиться в другой стране. каждому человеку нужны определенные документы подтверждающие его личные данные, образование, семейное положение, а также свидетельства различных характеров. Штамп апостиля удостоверяет юридическую силу документа, легализует его для использования за границей, без бюрократических проволочек.

Предъявленный за рубежом заверенный апостилем документ нужен для устройства на работу, для поступления на учебу и для другой адаптации гражданина в чужой стране.

До обращения за апостилем гражданин должен определиться с типом документа (оригинал, копия или перевод), который потребуется для предоставления в иностранное учреждение.

Документы, заверяемые апостилем

По правилам Конвенции к таким официальным и личным документам относятся:

• судебные постановления, исполнительные акты и решения прокуратуры;

• различные свидетельства и справки, выданные органами власти государства;

• различные документы, том числе нотариальные заверенные;

• государственные утвердительные штампы и регистрационные отметки.

Как проставить апостиль на документ

Для получения апостиля граждане обращаются в учреждения в соответствии с их компетенцией в определенные часы приема с предъявлением следующих документов:

• паспорт, удостоверяющий личность заявителя;

• подлинник или нотариально заверенную копию легализируемого документа;

• квитанцию о погашении госпошлины.

Запрос можно отправить по почте, или обратиться к посреднической организации. Нобходимо приложить нотариально заверенное письменное заявление.

Какие требования предъявляются к апостилю

Первая группа требований касается формы. Штамп может быть составлен на одном из языков Гаагской конвенции (English/Francais) или родном языке страны, в котором проставляется.

Но верхний заголовок обязательно прописывается на французском, хотя многие государства игнорируют это правило.

Апостиль включает следующую информацию:

1. номер;
2. государство и город, где был проставлен;
3. официальный орган, заверивший документ для заграницы, его печать;
4. подпись чиновника, заверившего документ для заграницы;
5. фамилия и занимаемая должность лица, подписавшего документ;
6. орган, проставивший печать на документе.

Заверяющий штампик ставят или на самом документе, или на другом листе, который потом скрепляют или сшивают с основной бумагой.

Апостиль может иметь произвольную форму: сургучной или рельефной печати, самоклеящегося стикера, отдельного приложения.

Вторая группа требований касается процедуры апостилирования. Штамп проставляется только при соблюдении трёх условий:

1. Заверяющая страна и страна, в которую лицо намерено предоставить бумаги, являются участницами Гаагской конвенции.
2. Заверяется документ государственного образца, то есть в национальном законодательстве присутствует его типовая форма.
3. На акте присутствуют хорошо читаемые печать и подпись компетентного лица.

В проставлении заветного штампика могут отказать по ряду причин. В частности, если в документе имеются исправления, или нарушена его целостность.

Кто имеет право выдавать апостиль

Легализировать документы с применением апостиля, предназначенных для предъявления в зарубежных странах, подписавших Гаагскую конференцию, могут в пределах своей компетенции:

• Минюст России и органы юстиции РФ администраций региональных субъектов РФ.

• Органы ЗАГС администраций региональных субъектов РФ.

• Генеральная прокуратура РФ.

• Минобороны России РФ.

• Рособрнадзор РФ.

• Росархив.

На сайтах соответствующих организаций указывается контактная информация, часы приема. 

Что такое двойной апостиль

Большинство государственных органов проставляют штамп на двух языках: Гаагской конвенции и национальном. Такая процедура носит название «двойной» апостиль и включает следующие этапы:

1. Проставление штампа на языке конвенции.
2. Перевод заверяемого документа и текста штампа на национальный язык.
3. Удостоверение обоих переводов у нотариуса.
4. Проставление ещё одного штампа на языке конвенции.

Чаще всего в таком виде за границу пересылают судебные постановления, исковые заявления.

Второй апостиль подтверждает факт перевода и наличие компетенции у переводчика.

Какие органы проставляют апостиль

Вопрос о том, кто должен проставлять заверяющий штамп, не регулируется Гаагской конвенцией. Страна-участница самостоятельно определяет перечень таких лиц и закрепляет в национальном законодательстве.

Например, в РФ большинство иностранных документов апостилируются в Минюсте и его территориальных органах.

Апостиль на справку об отсутствии судимости ставят органы МВД, апостиль на свидетельство о рождении – органы ЗАГСа. Кроме того, заверяющими полномочиями обладают Генеральная прокуратура, Минобороны, Рособрнадзор и другие властные структуры.

Нужен ли перевод документов?

Любые документы, предназначенные для представления в иностранном государстве, должны быть переведены и удостоверены нотариально. Это требование закреплено на законодательном уровне.

Что же нужно выполнить сначала: апостиль или перевод? В первую очередь требуется удостоверить подлинность документа, то есть осуществить апостилирование. Второй шаг — нотариальный перевод.

Имеются определенные требования и к переводчику. У исполнителя должны быть официальные полномочия для совершения нотариального перевода. Компетенцию подтверждают: диплом о высшем образовании, сертификат о сдаче международного экзамена, свидетельства о прохождении курсов узкоспециализированных переводов и др. В отдельных случаях нужен присяжный перевод. Он выполняется в том государстве, для которого предназначается документация.

Особенности оформления апостилированного перевода:

• иногда отметка должна быть не только на подлиннике, но и на самом переводе. Требования нужно уточнять в конкретной зарубежной инстанции;
• в переводе должен содержаться текст апостиля. То есть переводится вся информация, которая прописана в штампе: страна и город, где произведена легализация, название учреждения, Ф. И. О. должностного лица и т. д.

Что требуется для процедуры легализации?

Для того чтобы поставить апостиль на оригинал или копию, требуется подготовить пакет документов. В стандартный набор входят:

• заявление — при личном посещении пункта приема (при оформлении онлайн не требуется);
• документ (нотариальная или простая копия с предъявлением оригинала), удостоверяющий личность заявителя;
• оригинал или копия документа, подлежащего легализации — оттиски печати и подписи должностных лиц должны быть отчетливыми, поддающимися сверке с образцами;
• квитанция об уплате госпошлины;
• нотариально заверенная доверенность, документ, удостоверяющий личность представителя — когда нет возможности передать бумаги лично.

Если был факт смены фамилии или имени, в пакет документов нужно включить соответствующую справку. Бумага выдается органами ЗАГС.

Готовая документация для проставления апостиля передается в пункт приема и выдачи документов соответствующей инстанции.

Специфика легализации различных документов

1. Диплом о среднем специальном или высшем образовании, аттестат о среднем образовании. Департамент образования Москвы производит проверку подлинности документа и на основании этого принимает решение о проставлении апостиля. Процедура занимает около 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. Для дополнительной проверки информации срок можно продлить до 45 рабочих дней.
2. Справка о наличии или отсутствии судимости. Документы подаются в тот орган МВД, который указан на справке. Это может быть Главный информационно-аналитический центр (ГИАЦ) МВД или Зональный информационный центр (ЗИЦ) МВД. На проставление апостиля уходит 5 рабочих дней. В исключительных случаях срок продлевается до 30 дней.
3. Архивная справка, выписка или их копии. Если официальная бумага подготовлена муниципальным или государственным архивом либо иной организацией или органом, расположенным на территории столицы, для проставления апостиля нужно обратиться в Главное архивное управление г. Москвы. Если справка, выписка или копия оформлены на территории другого субъекта РФ, отметку ставит орган исполнительной власти этого субъекта, уполномоченный в области архивного дела. Процедура занимает 5 рабочих дней с даты регистрации заявления. Для дополнительной проверки срок продлевается не более чем на 30 рабочих дней.

Прочие документы или их нотариально заверенные копии легализуются по схожему принципу. Штамп апостиля на оригинале можно поставить только в том субъекте России, где он был оформлен. Легализация нотариальной копии документа также ведется по территориальному признаку — в том регионе, где производилось ее заверение.

Как быть в ситуации, когда нужно вывезти документы в страну, которая не является участницей Гаагской конвенции? Для такой легализации нужно обратиться в Консульский департамент МИД Российской Федерации.

Если у Вас нет возможности и времени, чтобы ходить по инстанциям и разбираться в тонкостях оформления бумаг, поручите апостилирование опытным специалистам. Такую услугу можно заказать в нашем бюро отдельно или в комплексе с другими процедурами. Мы знаем все тонкости легализации в каждой конкретной инстанции, что исключает риск отказа или проволочки. При необходимости можем оформить апостиль в срочном порядке.

Все, что Вам придется сделать, — передать бумаги в переводческое бюро и через некоторое время получить легализованный документ со штампом.

Какие страны признают на своей территории легализацию документов при помощи апостиля?

К настоящему времени насчитывается порядка 135 стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года. Среди них такие ожидаемые государства, как Франция, США, Великобритания, Германия, Нидерланды, а также достаточно экзотические страны типа Лесото, Гренады и Вануату.

К Гаагской конвенции по вопросам упрощенного порядка легализации на своих территориях документов других государств присоединились также все страны, входящие ранее в Советский Союз, кроме Туркменистана.

Таким образом, 135 стран и территорий — участниц Гаагской конвенции 1961 года взаимно признают на своих землях установление законности документов, выданных в другом государстве, при помощи апостиля.

Нужно добавить, что с рядом государств у России заключены договоры о взаимном признании госдокументов друг друга. Это означает, что в рамках подписанных договоров страны признают действующими на своей территории документы из другого государства без каких-либо дополнительных оформлений, в том числе путем проставления апостиля. К таким странам относится большинство стран — выходцев из СССР, а также Болгария, Израиль, Румыния, Хорватия, Чехия и другие. Всего 37 стран.

Внешний вид апостиля и его содержание

В соответствии с Конвенцией апостиль должен иметь вполне определенный внешний вид. Он представляет собой квадрат со сторонами не менее 9 см. К Конвенции приложен образец апостиля, которого должны придерживаться страны-участницы.

По своему содержанию апостиль также должен соответствовать стандарту, обозначенному в документе. Апостиль должен включать в себя:

1. название государства, в котором проставлен знак легализации;
2. личные данные и должность человека, подписавшего легализуемый документ;
3. название организации, которая выдала документ;
4. наименование города, где проставлен апостиль;
5. число, когда проставлен апостиль;
6. наименование организации, проставившей апостиль;
7. номер апостиля;
8. печать организации и подпись чиновника, проставившего апостиль.

Апостиль составляется на английском или французском языке (официальных языках Конвенции) либо на языке выдавшего его государства. При этом заголовок «Апостиль» всегда указывается на французском языке.

Устанавливая внешний вид и содержание апостиля, Конвенция ничего не говорит о форме выражения этого знака. В связи с этим способы проставления апостиля на документах в странах — участницах Конвенции отличаются. Апостиль может быть в виде штампов, печатей, стикеров, а также отдельного документа, скрепляемого с заверяемой бумагой при помощи клея, скрепок или колец. В России апостиль имеет вид штампа.

Особенности заверения документов

К апостилированию могут быть представлены копии, которые были заверены нотариусом. Еще к апостилированию могут быть представлены бумаги, которые соответствуют установленным ограничениям. Другими словами это говорится так, если апостиль будет проставлен на официальных бумагах, то их нотариальные копии будут являться легализованными. Для того, чтобы провести процедуру апостилирования нужно обратиться в тот или иной орган власти.

Процедура заверения документов апостилем может по времени занимать несколько дней. Однако это произойдет в том случае, если документ имеет стандартную форму. Если же форма документа не утверждена, то на изучение такого документа может потребоваться месяц. Любые документы заверить апостилем можно самостоятельно. Также можно обратиться в частные компании, которые могут вам оказать в этом деле помощь. В любом случае, если вы планируете заверить апостилем какой-либо документ в любой компании, вам стоит предоставить следующие документы:

• заявление на проведение процедуры;
• заявления документов;
• документ, который удостоверяет вашу личность — паспорт;
• пакет бумаг, которые надо заверить апостилем,
• чек, который подтверждает оплату государственной пошлины.

Куда нужно обратиться для того, чтобы проставить апостиль

Сейчас стоит сообщить о том, где поставить апостиль. Итак, выше мы говорили, что апостилированием документации занимаются уполномоченные организации и частные конторы. За проведение данной процедуры с человека взимается оплата за эту услуга. Также необходимо в этом случае оплатить госпошлину.

Для того, чтобы сэкономить свое время стоит обратиться за оказанием данной услуги в частные конторы. Если вся ваша документация является стандартной, то на ее легализацию будет потрачена всего лишь неделя.

Если обратиться в министерство юстиции или территориальные органы для заверения апостилем каких-то документов, то стоит помнить о том, что они должны быть обязательно заверены нотариусом.

В министерство обороны стоит обращаться для того, чтобы заверить справки или разнообразные выписки о службе и работе в военных органах или ведомствах СССР и России.

Бумаги, которые являются образовательными или относятся к этой сфере заверяются апостилем в федеральной службе по надзору в области образования и науки.

Апостилем можно подтвердить свидетельство о присвоении учебной квалификации и сам образовательный документ.

Документация, которая была предоставлена органами ЗАГСА, заверяется апостилем в общем архиве ЗАГСА.

Федеральное архивное учреждение и его уполномоченные органы вправе заверить апостилем бумаги, которые были поданы из архивов бумаг.

Еще данные полномочия имеет Генеральная прокуратура.

Министерство внутренних дел может заниматься апостилированием бумаг, опираясь при этом на законодательство. Но в этом случае процесс происходит без оговорения варианта деятельности.

Как переводы заверить апостилем

Во многих странах рассмотреть какую-то бумагу без присутствия перевода является невозможным делом. Заверить любые документы апостилем до перевода и после можно в том случае, если государственный язык страны, которая предоставила документ не будет совпадать с национальным языком. Апостиль в этом случае будет поставлен на официальный документ. А перевод будет произведен с того документа, который заверен был ранее. Общую процедуру зверения и все образцы апостиля можно узнать в организации, куда вы планируете предоставить документ для проставления апостиля.

Если вы планируете заверить только лишь оригинальный документ апостилем, а перевод заверяться в этом случае не будет, то этот метод будет называться ординарным апостилем. В нашей статье предложен образец апостиля на русском языке.

Где поставить апостиль на свидетельство о рождении

Апостиль может ставится на совершенно разные документы. Сейчас стоит выяснить то, где поставить апостиль на свидетельство о рождении. Но прежде чем сказать об этом важно сказать, что по законодательству России проставить апостиль может:

Министерство Юстиции России. Документ может быть заверен нотариусом. Также апостиль можно поставить на заверенной нотариусом копии.

Министерство обороны РФ. На бумагах, которые имеют отношение к военной службе.

Архив России на архивные документы.

Рособрназор может поставить апостиль на документы об образовании и разнообразных учебных степенях.

Органы Загса. В этом случае апостиль проставляется на документы и справки, которые были предоставлены этими органами.

Легализацию свидетельства о рождении можно произвести в органах ЗАГСА. В этой ситуации апостиль будет поставлен прямо на свидетельство. Еще проставить апостиль можно в органах юстиции. При этом он может быть проставлен переведенную копию, которая была заверена нотариусом. Чтобы избежать лишних затрат и бесполезного траты времени, нужно необходимо в консульстве того государства узнать, какие документы потребуются для проставления апостиля.

За проведение данной процедуры стоит уплатить госпошлину в размере 2500 рублей. При чем оплату стоит сделать до проставления апостиля. Образец апостиля на свидетельство о рождении вы найдете ниже.

Образец апостиля на свидетельство о рождении:

Срок действия апостиля на документах 

Еще один интересующий многих вопрос — сколько действует апостилированный бланк. Дело в том, что апостиль сам по себе не имеет периода действия. Срок годности имеют некоторые заверенные документы. То есть, если заверяется свидетельство о рождении, в этом случае штамп действует пожизненно и может предоставляться во всех странах, позволяющих легализировать документы подобным образом. 

А, например,  когда заверяется доверенность, оформленная на два года, апостилирование действует только на период годности бланка. Если по истечении этого времени гражданин делает новую доверенность, ее также нужно заверять штампом Apostile. 

Сколько стоит апостиль на документы 

Легализация справок с помощью апостиля – государственная услуга, за оказание которой придется заплатить. Размер пошлины регулируется Налоговым кодексом России, на сегодняшний день составляет 2500 рублей за одну бумагу. Стоимость пошлины зависит от количества заверяемых справок, то есть за три бланка придется заплатить 7500 рублей. 

Ведомства, где ставят апостиль на документы, может брать дополнительную плату. 

Нюансы, связанные с проставлением апостиля на документы 

Подтверждение справок с помощью штампа Apostile осуществляется быстрее и проще, чем консульская легализация, однако и эта процедура имеет свои нюансы, о которых стоит знать:  

1. Поставить апостиль на документы можно только в государстве, в котором был выдан документ. То есть на справки, полученные во Франции, не получится удостоверить в Италии или России. 

2. Не получится поставить нужный штамп в консульстве или посольстве, так как ведомства не имеют полномочий на оказание данной услуги. 

3. Апостилирование осуществляют государственные ведомства. 

4. Если свидетельство/диплом будут использоваться на территории одного государства, то легализировать его не нужно. Процедура требуется только для заграничных поездок. 

5. Удостоверяющий штамп может проставляться на официальные бланки. Если договор или справка написана в произвольной форме и не имеет печатей, в заверении будет отказано. 

6. Время ожидания проставления штампа может составлять от нескольких дней до двух месяцев. Чаще всего процедура проводится быстро. 

7. Специалисты апостилируют бланки в ручном режиме, после тщательных проверок. Обязательно проверяются подлинность подписи на документе (ее сверяют с образцами), наличие печатей, достоверность описанных в справке сведений. При необходимости направляются запросы в соответствующие органы. 

8. Для проведения апостилирования придется предоставить дополнительные документы: нужен паспорт для подтверждения личности, заявление на предоставление услуги, а также оригинал бумаги, требующий подтверждения. 

Есть государства, которые не требуют легализации свидетельств и прочих бумаг. С этими странами были заключены двусторонние соглашения. К таким странам относятся: 

• Австралия. 

• Венгрия. 

• Доминиканская Республика.

• Белоруссия.

• Финляндия. 

• Мальта. 

• Эстония. 

• Аргентина.

• Румыния. 

• Великобритания. 

• Туркменистан. 

• Нидерланды. 

• Исландия. 

• Молдавия и другие. 

В этих странах достаточно предъявить нотариально заверенный перевод нужной бумаги на государственный язык. Оформить необходимые документы можно при помощи профессионалов. Мы быстро легализуем нужные клиенту свидетельства за приемлемую цену.  

Каким нормативным актом урегулировано проставление апостиля в России?

На территории Российской Федерации вопросы, касающиеся порядка проставления апостиля на документах, урегулированы в основном административными регламентами по предоставлению подобной услуги различными организациями. Среди них:

• закон «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы РФ» от 28.11.2015 № 330-ФЗ;
• Административный регламент Минюста РФ, утвержденный приказом Министерства юстиции РФ от 03.07.2012 № 130;
• Административный регламент МВД РФ, утвержденный приказом МВД России от 14.08.2013 № 625;
• Административный регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.05.2012 № 566.

Для предоставления услуг по легализации документов о воинской службе и в образовательной сфере Правительством РФ дано поручение соответствующим организациям:

• Министерству обороны — постановлением от 14.07.2008 № 523;
• Министерству образования — постановлением от 27.02.2014 № 152.

Кроме указанных документов существуют методические рекомендации по предоставлению госуслуги по проставлению апостиля, утвержденные приказом Минюста РФ от 21.01.2015 № 8.

В какие организации можно обратиться, чтобы легализовать документы?

В России апостиль на документы можно проставить в следующих госорганах:

Министерство юстиции РФ легализует документы, выданные госорганами федерального значения, нотариально удостоверенные документы, нотариальные копии и переводы.
Структурные подразделения Минюста в субъектах Федерации смогут проставить апостиль на документах, выданных в регионах, местными органами власти, нотариусами.
Органы ЗАГС уполномочены ставить апостиль-штампы на оригиналы актов гражданского состояния, такие как свидетельство о рождении, смерти, браке и т. п.
Минобороны РФ уполномочено легализировать документы, касающиеся воинской службы.

Рособрнадзор проставит апостиль на документы гособразца об образовании, ученых степенях и т. п.
На архивные справки и выписки апостиль уполномочен ставить Росархив и его структурные подразделения на местах.

Нужно иметь в виду, что документы, выданные в России, могут быть апостилированы только в России. Для того чтобы проставить апостиль на документ иностранного государства, придется ехать в страну, выдавшую его. Консульства и посольства полномочиями ставить апостили не наделены.

За получением услуги по легализации документа можно обратиться к посреднической организации. В этом случае забот будет меньше, но стоимость затрат выше, так как придется оплатить не только госпошлину, но и услуги специалиста-посредника.

Какие доверенности могут быть апостилированы

Для поддержания международных связей компании оформляют нотариальные доверенности на своих представителей, в которых уполномочивают вести совместное сотрудничество с иностранными партнерами. Это упрощает взаимодействие и помогает плодотворно вести дела, которые могут действовать в разных частях света.

Правильно оформленные доверенности как на физических лиц, так и на юридические организации, достоверный нотариальный перевод и легализированные апостилем документы повышают уровень взаимодействия и снижают подозрительность и настороженность между компаниями.