Верификация закупленной продукции: порядок оформления результатов процедуры, журнал и требования к его заполнению

Общий регламент проверки закупленной продукции на соответствие установленным требованиям

Окончательное решение о необходимости верификации остается за заказчиком. Его рекомендуется принимать с учетом особенностей продукции, её характера или назначения, итогов ранее проведенных проверок данной или аналогичной продукции и использования заказчиком.

Перед верификацией продукции необходимо:

• утвердить перечень товаров, подлежащих проверке, необходимый для объективной оценки качества объем данных товаров и требующие контроля характеристики;
• привлечь персонал с необходимой квалификацией;
• приобрести средства измерений и испытательное оборудование.

Такой перечень должен отражать специфику конкретной продукции; минимально необходимый объем информации включает следующие характеристики:

• наименование, марку и тип продукции;
• нормативный документ, требованиям которого она должна соответствовать;
• контролируемые свойства, параметры и точки их контроля;
• вид контроля, методы контроля, объем образцов, контрольные нормативы и решающие правила;
• средства измерения или испытаний или их технические характеристики;
• указания о маркировке продукции по результатам верификации;
• допустимый расход при проведении проверки.

Верификация может носить сплошной или выборочный характер. Выборочная проверка наиболее распространена, так как более экономична, с точки зрения финансовых и временных затрат. В этом случае для анализа отбираются отдельные образцы, по результатам контроля или испытаний которых выносят решение о пригодности всей партии продукции. Образцы отбираются случайным образом с учетом требований ГОСТ 18321-73 «Статистический контроль качества. Методы случайного отбора выборок штучной продукции».

Сплошная верификация является исключительным случаем. Контролю подвергается каждая единица продукции, и решение о пригодности принимается только в её отношении.

Последовательность проверки не должна приводить к изменению параметров или свойств продукции, подлежащих дальнейшему изучению, и по возможности способствовать обнаружению скрытых дефектов.

Соглашением между заказчиком и поставщиком может быть установлено применение и других методов, в том числе не предусмотренных нормативными документами. Если они используются без согласия поставщика, результаты такой проверки не могут служить основанием для предъявления ему претензий.

Партия продукции, признанная ранее несоответствующей, может быть проверена повторно. В этом случае при повторных процедурах особое внимание обращают на характеристики, из-за проблем с которыми она получила отрицательную оценку.

Если иное не согласовано сторонами, проверка продукции может проводиться только в соответствии с нормативной документацией. Её необходимо проводить в специально отведенных местах. Они должны быть обеспечены соответствующими методиками, комплектом документов и оборудованы необходимыми средствами измерений, контроля и испытаний.

Работники, непосредственно осуществляющие проверку, в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих должны иметь образование не ниже среднего профессионального, знать государственные стандарты и технические условия на проверяемую продукцию, её физико-химические и технологические свойства, устройства и принципы работы контрольно-измерительных приборов, правила отбора проб и методику проведения анализов. Согласно профессиональному стандарту «Специалист по метрологии», ответственный за её проведение может иметь среднее профессиональное образование по направлению «Стандартизация и метрология» при стаже работы метрологом не менее трех лет. При наличии высшего образования по данному направлению требования к стажу не предъявляются. Привлекать таких работников можно как по трудовому договору на постоянной основе, так и в рамках гражданско-правовых отношений для выполнения разовых работ.

По договоренности сторон проверка продукции может проводиться в присутствии представителя поставщика или третьей стороны.

Продукция и сами образцы, подлежащие верификации, должны храниться отдельно и быть идентифицированы этикеткой, ярлыком или другими средствами. Проверяющим они направляются вместе с удостоверяющей их качество документацией (сертификатом, паспортом, удостоверением о качестве и т. п.). При отсутствии таковой проверка осуществляется только на соответствие нормативам.

Цель входного контроля

Необходимость входного контроля продукции – одно из требований ГОСТ 24297-87 с одноименным названием. Под верификацией понимают проверку и подтверждение того, что поставляемые стройматериалы соответствуют требованиям, стандартам, заявленным характеристикам и количеству. Проверка осуществляется разными методами. К ним относят визуальный, документарный и экспериментальный (методический) типы контроля. Соответственно, проверке подвергают внешний вид, документацию и качестве продукции.

Понятие входного контроля представлено в п. 5. Положения о проведении строительного контроля, утвержденного Правительством РФ от 21.06.2010 г. N468. В пункте говорится о необходимости проверки качества поступающих на площадку стройматериалов. Это и есть входной контроль. Между ним и верификацией практически нет разницы, поскольку цель и того, и другого заключается в подтверждении качества продукции. Но некоторые нюансы все-таки существуют.

Различие контроля и верификации

У каждого понятия есть свой «оттенок»: контроль – процедура оценивания с наблюдением, измерениями, испытаниями, а верификация – подтверждение за счет предоставления объективных доказательств. Считается, что верификация – более широкое понятие. В процессе нее выполняется входной контроль, а также принимается решение о том, что делать с закупленной продукцией: пустить дальше, если она верифицирована, или вернуть с рекламацией (претензией), если не верифицирована.

ГОСТ 24297-87 разрабатывался в советское время, когда еще не было понятия «менеджмент». Поэтому для проверки качества продукции было достаточно слова «контроль». С течением времени и с появлением цикла Деминга по работе над постоянным улучшением качества товаров и услуг возникли такие термины, как верификация и валидация. Они стали отдельными действиями по утверждению контроля соответствия.

Валидация заключается в проверке на соответствие установленным требованиям, ожиданиям и области применения п. 3.8.5 ГОСТ ISO 9000-2011. Она представляет собой уже результат, а не сам процесс проверки. Верификация же по ГОСТ ISO 9000-2011 может включать:

• получение от поставщика свидетельств о соответствии продукции заявленным качествам (сопроводительной документации, сертификатов, протоколов испытания, записей результатов технологического осмотра и пр.);
• аудит и контроль на месте производства;
• проверку качества и комплектности документации;
• входной контроль.

Особенности верификации

Официальное определение приведено в ГОСТ ISO 9000-2011 (описывает системы менеджмента качества). Согласно документу, верификация – это подтверждение выполнения установленных требований путем представления необходимых свидетельств. Верификация, то есть входной контроль или проверка выполняются до того, как начать использовать стройматериалы.

В соответствии с п. 7.8 ГОСТ 24297-2013, лицо, ответственное за верификацию, должно проверить:

• Набор документации, которая подтверждает качество поставляемой продукции, с последующей регистрацией в журнале верификации.
• Состояние материалов. Нужно проверить, как они упакованы, есть ли дефекты и повреждения, нанесена ли нужная маркировка, каково состояние поверхности.

Регистрация поступающей продукции в журнале обязательна по п. 8.1 ГОСТ 24297-2013. В рамках верификации дополнительно производятся измерения нужных характеристик и свойств материала. На основе результатов этой проверки составляется акт отбора образцов (проб или выборок), форма которого приведена в Приложении Б ГОСТ 24297-2013. Если материалы отвечают требованиям, то они допускаются к запуску в производство или строительство.

Какие журналы использовать для учета поступающих материалов?

На наших объектах по жилому строительству ведется журнал «Входного учета и контроля качества получаемых деталей, материалов, конструкций и оборудования».

Журнал действует без ссылки на нормативный документ, от заказчика по этому поводу получено замечание — «Как выяснилось с 1 января 2014 года в связи с вступлением в силу ГОСТ 24297-2013 взамен ГОСТ 24297-87 должны вестись вместо журнала «Входного контроля» журналы «Верификации закупленной продукции»».

Журнал входного контроля материалов.

Журнал входного контроля материалов используется по большей части в строительстве и на промышленных предприятиях. Документ служит для проверки качества и количества поступивших на стройплощадку или производство материалов, документации к ним, выявления бракованных материалов и деталей. Его заполняют при получении груза. Как правильно это сделать, расскажем в статье.

Коротко о входном контроле материалов

После того как на стройплощадку, склад или в цех прибыли материалы, необходимо выполнить следующие действия:

1. Проверить, все ли сопроводительные документы в порядке.
2. Проверить внешний вид, целостность упаковки, количество материалов, маркировку.
3. Зафиксировать полученные материалы в журнале входного контроля.
4. Если на предприятии есть ОТК, то он должен провести испытания и проверку полученной продукции в определенные сроки.
5. В сопроводительных документах в материалам ставится отметка, продукция передается на стройплощадку, склады для хранения или отделы.

За заполнение журнала отвечает сотрудник, назначенный приказом руководителя. Это может быть прораб, бригадир и т.д.

К сведению! Подробные указания по организации входного контроля на предприятии прописаны в тексте ГОСТа 24297-87. Однако этот ГОСТ является неактуальным, но некоторые предприятия и строительные организации до сих пор опираются на него. Актуальным документом считается ГОСТ 24297-2013 (Верификация закупленной продукции).

На практике в небольших организациях ОТК не существует, а журнал необходим для того, чтобы фиксировать данные о поступивших материалах, выявлять брак и отмечать, на какой склад или строительный участок была отправлена продукция.

Какой журнал выбрать

Типографии выпускают несколько видов журналов. Существуют небольшие отличия в их использовании и структуре.

В строительных организациях используют журнал входного контроля и приемки продукции, изделий, материалов и конструкций на строительстве, на больших промышленных предприятиях — журнал учета результатов входного контроля.

Небольшие организации чаще прибегают к использованию журнал входного учета и контроля качества получаемых деталей, материалов, конструкций и оборудования. Он содержит меньшее количество столбцов таблицы и прост в заполнении.

Если компании ни один из вариантов не подходит, то ее руководство вправе разработать собственный бланк, добавив в него необходимую информацию.

В чем разница между двумя журналами

Можно сказать, что журнал верификации закупленной продукции – это более современная версия журнала входного контроля, который оформляется по ГОСТ 24297-87. Форма журнала верификации определена другим документом – ГОСТ 24297-2013. Его считают более актуальной версией ГОСТ 24297-87. В документах есть много общего:

• В п. 1.6. ГОСТ 24297-87 и в п. 5.6. ГОСТ 24297-2013 говорится о том, что разделы списка товаров, подлежащих входному контролю, разрабатываются технологическими службами предприятия, если речь идет о строительных материалах, сырье и полуфабрикатах. Только в ГОСТ 24297-2013 уточняется, что перечисленная продукция предназначена для ремонта, эксплуатации, производства и обслуживания.
• Согласно п. 4.1. ГОСТ 24297-87, по итогам контроля составляют заключение о соответствии продукции требованиям и заполняют журнал. По п. 8.1. ГОСТ 24297-2013 стройматериалы регистрируют в журнале верификации, а затем в соответствующем столбце указывают результаты проведенного контроля и составляют акт отбора образцов.

Выбирая из двух этих документов необходимо заполнять все-таки журнал верификации. Как видно из содержания обоих журналов разница заключается в количестве столбцов – 11 граф против 15 граф в журнале входного контроля. Входной контроль должен быть прописан в разработанном проекте производства работ раздел «Контроль качества». Так же некоторые данные могут быть описаны и в технологических картах.

Общие требования к заполнению журнала верификации

На этапе поступления заявки в нем указываются наименование продукции, её количество и дата поступления, сведения о поставщике и другая значимая информация, после завершения испытаний – результаты проведенного контроля.

Рекомендуемая форма документа представляет собой таблицу, состоящую из 11 столбцов:

• дата поступления;
• номер вагона (автомашины);
• поставщик;
• наименование продукции;
• сертификат качества (паспорт, сертификат и т. д.);
• вид упаковки;
• масса, партия, номер;
• дата изготовления;
• место отбора образца (выборки или пробы);
• дата отбора образца (выборки или пробы);
• заключение о качестве, подпись лица, ответственного за верификацию.

Основным учетным документом для проведенных проверок является журнал верификации. Все листы указанного журнала должны быть пронумерованы, документ должен быть прошит и опломбирован. Такая дополнительная защита предназначена для недопущения несанкционированного допуска к журналу третьих лиц и уничтожения ими отдельных его страниц. Другие требования к данному журналу верификации не предъявляются, но в организации может быть разработан собственный порядок ведения этого документа.

При заполнении журнала пользователю стоит ориентироваться на табличную форму. Она соответствует рекомендованной по ГОСТ 24297-2013 и состоит из 11 столбцов:

1. Дата поступления.
2. Номер вагона или авто.
3. Наименование поставщика.
4. Продукция.
5. Сертификат или паспорт качества.
6. Тип упаковки.
7. Масса товара.
8. Партия товара и его номер.
9. Место выбора поставщика.
10. Дата производства.
11. Заключение о качестве, подпись ответственного лица.

Первая часть сведений вносится в журнал по результатам поступления товаров, вторая – по итогам завершенной верификации.

Категория: Основы товароведения

Верификация закупленной продукции – это процесс ее проверки на соответствие установленным нормам и правилам, включающим в себя порядок проведения и оформление результатов контроля.

Основные положения

Организации, участвующие в закупках продукции и использующие ее в своих целях (например, материалы или комплектующие для конечного продукта), должны руководствоваться процессами верификации, порядок которой должен быть отражен в документах (стандартах предприятия или СТП), разработанных этими организациями.

За основу такого документа необходимо использовать ГОСТ 24297-2013 «Верификация закупленной продукции» (для России) или ГОСТ 24297-94 «Входной контроль продукции» (для Украины). В целом построение СТП должно отражать специфику того или иного предприятия.

Разница в установлении перечня для проверки

В качестве разницы между двумя ГОСТами специалисты называют то, какое лицо может устанавливать перечень товаров, подлежащей проверке. В п. 1.7. ГОСТ 24297-87 говорится о том, что список должен быть согласован с отделом техконтроля, метеорологической службой и лицом-представителем заказчика, если эти органы есть на предприятии. Устанавливает же перечень главный конструктор предприятия-разработчика (для образцов) или главный инженер предприятия-потребителя (при производственных работах и ремонте).

В п. 5.3. ГОСТ 24297-2013 указывается, что верификация проводится для перечня, который устанавливается организация-потребитель. Список составляет лицо, уполномоченное на это предприятием. В соответствии с п. 5.7. этот перечень согласовывается с лицом, которое отвечает за метрологические измерения и верификацию. Дополнительно может требоваться согласование с заказчиком, если такое требование есть в контракте или договоре.

Отсюда можно понять, что по ГОСТ 24297-2013 предприятие само может устанавливать лицо, которое будет утверждать перечень продукции для осуществления верификации. Теперь это не обязательно должен быть главный инженер или конструктор. Список может установить технический или исполнительный директор, директор по качеству и пр.

Порядок прохождения процедуры верификации закупленной продукции

В сфере государственных и муниципальных закупок обязательным является применение действующих государственных стандартов и нормативов на основании ч. 1 ст. 33 44-ФЗ и ч. 10 ст. 4 223-ФЗ. Заказчики должны руководствоваться ГОСТами при подготовке описания объекта закупки и технического задания либо обосновать, почему они их не применяли.

В процессе приемки товара заказчикам также надо руководствоваться действующими стандартами и нормативами.

Под верификацией закупаемой продукции понимается процедура проверки продукции на соответствие установленным нормам и правилам, которые включают порядок проведения контролирующих мероприятий и оформления результатов.

Организации, которые участвуют в закупочной деятельности, должны руководствоваться процессами верификации, порядок которой отражается в документах (стандартах предприятия или положениях), разработанных внутри организации.

Верификации подвергается продукция, полученная заказчиком по результатам закупки. Она должна происходить при необходимости в специально оборудованном помещении, которое оснащено всем необходимым для проведения процедуры, в частности, должным уровнем освещенности, наличием измерительных инструментов, спецодеждой, средствами защиты и пр. Представители структурных подразделений, которые принимают участие в закупочной деятельности, предъявляют поставленную продукцию специалистам в области качества и ответственному за количество поставщику.

Верификация продукции осуществляется на основании следующих документов:

1. Перечня продукции, которая подлежит верификации или входному контролю.
2. Перечня технологических процессов.
3. Инструкций.
4. Контрактов.
5. Стандартов предприятия.
6. Служебных записок.
7. Распоряжений.

Специалисты по контролю в ходе верификации проверяют наличие необходимой информации, подтверждающей должный уровень качества изделий (сертификаты, паспорта, формуляры, этикетки и пр.) и предоставленную им сопроводительную документацию. Также они осуществляют прочие действия по перечням технологических процессов: например, проверяют наличие маркировки или производят замеры.

Документация, подтверждающая качество товара, заверяется мокрой печатью или штампом ОТК. При отсутствии оригинала копия такого документа заверяется печатью поставщика.

Работники службы качества должны проверить документацию о качестве на соответствие ее требованиям ГОСТа, ТУ, чертежей и прочей документации, после чего они должны зарегистрировать ее в журнале регистрации и присвоить свой регистрационный номер.

Если продукцию на основании перечней, технологических процессов и иных документов нужно проверить дополнительно (провести испытания), то работниками склада такая продукция передается в соответствующие лаборатории. Лаборатория проведет нужные испытания продукции и передаст ее вместе с заключением для продолжения верификации сведений.

Верификация не является обязательным этапом процесса закупок. Решение о необходимости верификации принимается заказчиком с учетом особенностей товара, его предназначения и характеристик, ранее проведенных проверок.

Перед прохождением верификации утверждается перечень товаров для проверки, приобретаются измерительные средства и испытательное оборудование. При подготовке перечня товаров для верификации учитываются показатели стабильности качества поставляемой продукции.

Различают два типа верификации:

1. Сплошная, при которой проверяется каждая поставленная единица (проводится в исключительных случаях).
2. Выборочная проверка, которая предполагает анализ отдельных образцов.

При проверке товара не должны изменяться параметры и свойства продукции, которые подлежат изучению. В ходе верификации используется комплект измерительных, визуальных и органолептических методов. Могут также использоваться другие методы, но они предварительно должны быть согласованы с поставщиком. Без такого согласования не допускается применение иных методов.

Нюансы оформления результатов

Если в итоге верификации материалы признаны соответствующими требованиям, то лицо, ответственное за этот процесс, может дать разрешение на их использование. Для этого оформляется специальный ярлык (форма приведена в Приложении Б ГОСТ 24297-2013). При несоответствии оформляются другой ярлык (приложение В ГОСТ 24297-2013) и запрет на использование в строительстве (Приложение Е ГОСТ 24297-2013).

После этого неверифицированные материалы изолируют до момента принятия решения о дальнейших действиях. Это помогает избежать непреднамеренного использования стройматериалов, не прошедших верификацию. Также на такую продукцию составляется рекламация. Ее передают поставщику вместе с сохранной распиской (Приложение Д ГОСТ 24297-2013) и актом отбора образцов.

Заполнить результаты проведенной верификации не так уж и сложно, ведь заключается все в том, чтобы внести необходимые данные в таблицу. Ничем не отличается от того какой это журнал: то ли это журнал по монтажу строительных конструкций, либо журнал по антикоррозионной защите. Все сводится во внесении данных в таблицу.