Управление и планирование закупок в 1С: как автоматизировать процесс

Назначение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8»

Государственные закупки — это важная и ответственная сфера деятельности, сопровождаемая сложными и трудоемкими процессами. Использование «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе планирования закупок, публикации извещений и закупочной документации, а также позволит определять поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с учетом всех требований законодательства.

• государственными и муниципальными учреждениями разного уровня, закупочная деятельность которых регламентируется Федеральным законом № 44-ФЗ:
  • главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств, выступающими в роли государственных (муниципальных) заказчиков;
  • органами государственной и муниципальной власти, уполномоченными органами, осуществляющими функции по планированию и проведению закупок товаров, работ и услуг;
  • специализированными организациями — юридическими лицами, которые привлекаются заказчиками или уполномоченными органами для осуществления функций по определению поставщиков (исполнителей, подрядчиков);
• организациями и учреждениями, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ (государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, государственные корпорации)

Внедрение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволит оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения закупок — и для специалиста, готовящего документацию по проведению закупок, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников закупки.

Систематизация данных в виде структурированных документов и многократное использование занесенной в систему информации позволят снизить объем операторской нагрузки и повысить качество подготавливаемых документов. Это снизит сложность внесения изменений в готовую документацию (конкурсную, аукционную и прочую).

Применение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе планирования закупок, публикации извещений и закупочной документации и позволит проводить процедуры определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с учетом всех требований законодательства.

Основные новшества решения и развитие функционала:

• оформления заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• оперативного планирования закупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей;
• регистрации и анализа выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;
• оформлении неотфактурованных поставок с использованием складских ордеров;
• поддержки различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов;
• сквозного анализа и установки взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;
• анализа потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах;
• планирования закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах;
• анализа последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов);
• составления графиков поставок и графиков платежей;
• подбора оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них.=>
• Бизнес-процессы сложных закупок.
• Управление закупочной деятельностью.
• Контроль условий поставок.
• Расширенный анализ и выбор поставщиков по ценам и условиям.
• Контроль и анализ обеспечения потребностей в номенклатуре.
• Формирование полной стоимости приобретения товарно-материальных ценностей.

Для управления закупками используются различные возможности:

• различные условия закупок,
• подбор поставщиков товаров,
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения,
• поддержка различных схем приема товаров от поставщика,
• корректировка и закрытие заказов поставщикам,
• оформление поставки товаров,
• составление графиков поставок и графиков платежей,
• мониторинг цен поставщиков,
• корректировка поступлений и возвраты поставщикам.

Процесс оформления закупок можно изобразить в виде следующей схемы:

В данной схеме отображены все этапы оформления закупок – начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т.д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Особенности внедрения у заказчиков, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ

Федеральный закон № 223-ФЗ дает право каждой организации производить закупки любыми способами при условии, что порядок таких закупок закреплен в Положении о закупках организации. Положения о закупках сильно различаются — и по набору способов закупок и по порядку их проведения.

Очень важно понимать, что все нюансы закупочного процесса организаций, подпадающих под действие 223-ФЗ, учесть в типовом решении невозможно. Поэтому при внедрении потребуется активное участие партнеров в части доработки системы под особенности каждого клиента.

Основные возможности автоматизации закупок

Менеджеры получают информацию, касающуюся снабжения, с тем чтобы эффективно покупать товары и правильно рассчитывать для этого время. Так получается максимально эффективное взаимодействие с компаниями-поставщиками и снижение расходов.

Автоматизация составления плана в программе 1С касается двух параметров:

1. операционные запасы – в этой категории прописана вся операционная деятельность фирмы;
2. страховые запасы – здесь регистрируется запас, сформированный для защиты от непредвиденных ситуаций: непредсказуемое поведение покупателя, срыв времени поставки продукции

Планирование операционных запасов осуществляется исходя из потребностей фирмы: в продукции, которая будет производиться, и уже имеющиеся потребности фирмы. Составляется календарный план приобретений. По его данным принимается решение об отправке поставщикам заявок.

Составляется прогноз закупок (укрупнённый), уточняется план производства. На основании этого создаётся уточнённый план закупок. Софт использует данные учёта ТМЦ фирмы.

Расчёт потребности в закупках товара осуществляется по данным о свободных остатках на складе предприятия и необходимом объёме страховых запасов после исполнения производственной программы. Таким образом можно автоматизировать управление и планирование закупок.

Планирование страховых запасов идёт с помощью планирования по точке заказа. Она представляет собой определённый уровень, ниже которого запасы опускаться не должны. Этот механизм нужен для контроля момента создания заказов поставщикам и определения объёма этого заказа. Для каждого наименования точка и размер запаса могут быть определены отдельно. Используются с этой целью различные механизмы расчёта: по среднему размеру партии вида товара, по оптимальному размеру, фиксированное значение.

В список возможностей, предоставленных программой 1С, входят:

• планирование закупок в 1С на основании планов производства и продаж, невыполненных и внутренних заказов;
• оформление заказов и контроль за выполнением;
• генерация графиков поставок и оплаты;
• менеджмент по точке заказа – как только запасы достигают определённого уровня, начинает формироваться заказ;
• приём товара поддерживается по разным схемам, включая приём на реализацию и получение сырья;
• анализ склада, производства, их потребностей в материалах, продукции, товаре;
• анализ дополнительных условий, включающих договоры с фиксированными товарными позициями, сроками и объёмами;
• прогноз уровня запасов на складах, резерва товарно-материальных ценностей, планирование покупок с учётом полученных данных;
• составление списка поставщиков и их подбор по нескольким критериям: репутация, история поставок и параметры срочности, территориальный признак;
• автоматическое формирование для избранных по предыдущему пункту поставщиков заказа.

Цели и задачи управления закупками

Чтобы создавать товары или реализовывать их, на предприятии должны быть постоянные запасы. Это дает возможность постоянно пополнять ассортимент продукции, устанавливать стабильные цены, повышать спрос покупателей. Чтобы поддерживать нужное количество запасов на одном уровне или повышать его, необходимо наладить процесс управления закупками.

Основная цель такого управления лежит в том, чтобы постоянно обеспечивать компанию товаров в нужном объеме. При этом тратить минимум средств. Также существуют и другие цели:

• удовлетворение нужд покупателей;
• уменьшение расхода финансов;
• предотвращения потерь, неоправданных расходов в компании.

Чтобы эти цели были реализованы, необходимо бросить все силы, чтобы выполнить такие задачи:

• адаптировать организационный механизм размещения заказов под современные нужды;
• усилить контроль касательно закупок;
• вкладывать средства в улучшение оборудования, его ремонт, покупать только качественное сырье у проверенных производителей.

Если рассматривать управление с позиции маркетинга, то оптовая торговля занимается тем, что удовлетворяет потребности предприятий, продающих товары в розницу. Товары поставляются на предприятия в нужном объеме в указанное время. Оптовые компании разбираются в потребностях самих покупателей. Именно поэтому при управлении закупками решаются такие задачи как покупка товара, который пользуется непременным спросом у конечного потребителя.

Процесс закупки состоит из ряда последовательных шагов:

• установка количества товара;
• определение, насколько нужна та или иная продукция потребителю;
• поиск достойных поставщиков, анализ их работы, использование различных методов исследования рынка;
• определение критериев, по которым оценивают поставщиков во время разговора — технические, экономические и другие требования.
• выбор поставщиков, проведение переговоров;
• анализ полученных результатов вследствие общения с поставщиками;
• заключение договора с ними на определенный промежуток времени.

Когда компания выбирает себе подходящих поставщиков, у нее появляется важный вопрос: оставить только одного или же начать сотрудничать с несколькими. Первый вариант предусматривает концентрацию заказов. Это позволяет получать у единственного поставщика большие бонусы и скидки, потому что размер заказа всегда будет большим. Оптовым компаниям это выгодно. Но при этом существуют и риски, а также ограничение возможностей оптовика — ему придется подстраиваться под существующие критерии и требования.

Когда речь идет о том, какой ассортимент вводить в продажу, нужно учитывать, насколько товары близки по группам, можно ли их продавать вместе, насколько удобно будет делать перевозки. Также учитывается спрос покупателей, количество конкурентов.

Этапы внедрения автоматизации закупок

Многие компании уже видят эффективность от внедрения автоматизации закупок. Существует десять этапов, которые позволят найти верное решение, ввести автоматизацию и избежать рисков ненужных растрат.

1. Установить цель

Сначала нужно решить, какие задачи будут решены при помощи автоматизации. Может, вам нужно сократить сроки доставки товаров, больше экономить на сырье или сделать процесс закупок более понятным и прозрачным для всех? Также целью может послужить желание выполнить все требования законодательства или сделать документооборот более простым и быстрым.

Также необходимо найти главную проблему, из-за которой вы решили внедрять автоматизацию. После проанализировать ее и найти лучшие решения для ее исправления.

2. Анализ работы компании

Не всегда руководство компании знает, как правильно построить целевую модель. Ведь для этого нужно досконально изучить бизнес-процесс, тогда будет возможность обнаружить детали, которые нуждаются в доработке или же замене.

Сначала нужно составить список процессов, которые необходимо автоматизировать. Первый из них — это стратегический сорсинг. Под эту категорию попадают анализ затрат, а также управление контрактами. Сюда же входит управление базой поставщиков. Второй — процесс, который начинается с подачи заявки и кончается оплатой. Можно сюда внести создание заявки, ее утверждение, после чего формирование заказа, отправка и фактическая оплата.

Кроме бизнес-процессов необходимо проверить все продукты, провести инвентаризацию. В некоторых случаях полезные инструменты уже были куплены, но почему-то не вводились в эксплуатацию или используются не в полную силу.

3. Фиксация рамок проекта

Далее нужно прописать сам новый бизнес-процесс, продумать целевую модель и подготовить план к ее внедрению. В ходе этой работы можно задействовать как закупщиков, так и других заинтересованных лиц. Идеальную модель не стоит отрывать от реальности — необходимо опираться на опыт, а также базовые знания специфики.

4. Выбор лучшего инструмента

Если бизнес-план полностью устраивает, нужно подобрать действенные инструменты, чтобы его реализовать. Это могут быть облачные решения, также электронные торговые площадки. Самое главное, чтобы инструмент имел такие особенности:

• упрощал документооборот;
• имел понятный интерфейс, управление которым не требует сложных знаний;
• отличался удобством использования;
• вмещал функционал, который можно совершенствовать;
• сохранял все данные, чтобы важная информация была под рукой, а также имел систему защиты;
• наличие ПО, возможности быстрой настройки;
• минимальные расходы на установку.

5. Создание техзадания

В техническом задании касательно автоматизации закупок должна находиться информация о будущем инструменте, что вы хотите в нем видеть, как себе представляете новые бизнес-процессы.

Вы должны сами составить ТЗ, опираясь на потребности компании. Если же в фирме не хватает экспертов, которые могут провести оценку и найти проблемы, есть смысл попросить о помощи независимых консультантов.

6. Знакомство с решениями

Пригласите консультантов для презентации, обсудите инструмент, который те предлагают, также протестируйте возможные сценарии. Вам нужно знать все о процессе внедрения инструмента, как долго это будет происходить, какие условия нужны. Также можно посоветоваться с компанией, которая уже использует данный инструмент и может все в подробностях описать, включая мелкие детали.

7. Проведение тестирования

Можно попробовать инструменты в работе, протестировать их, чтобы понять принцип их работы и оценить, подходит ли вам такое решение. В процессе тестирования важно, чтобы участвовало несколько человек, которые являются представителями разных групп. Это и поставщики, и закупщики, и инициаторы.

Настройки поддержания запасов и потребностей номенклатуры

Настройка «Обеспечение потребностей», позволяющая включить расширенные настройки программы, расположена в разделе «НСИ и администрирование» — «Склад и доставка», подраздел «Обеспечение потребностей».

Настройка позволяет использовать определение потребностей в упрощенном и расширенном вариантах.

Упрощенное – потребности обеспечиваются заказами поставщикам, на основании данных по заказам на отгрузку и для поддержания остатка номенклатуры на складе.

Расширенное – позволяет использовать различные семы определения потребностей в номенклатуре, с учетом сроков и интервалов поставки, с заданным методом определения запасов номенклатуры.

Для управления закупками в 1С:ERP пользователь задает настройки:

• «Параметры поддержания запасов»;
• «Способы обеспечения потребностей».

Параметры настройки задаются в карточке номенклатуры или склада в разделе «НСИ и администрирование», справочники «Номенклатура» и «Склады и магазины».

Пример перехода к настройкам из справочника «Склады и магазины».

Эти же настройки можно открыть из карточки «Номенклатура» в разделе «НСИ и администрирование».

Управление запасами в 1С:ERP осуществляется с помощью методов поддержания запасов – «Параметры поддержания запасов». Программа позволяет назначить свой вариант для каждой номенклатуры. С их помощью определяются, в какой момент времени и в каком количестве сформировать заказ поставщику.

Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование» — «Склады и магазины». – гиперссылка «Настройка поддержания запасов».

Настройка выполняется для пары «Номенклатура» — «Склад».

Откроем карточку с настройками. В нашем примере «Номенклатура» — «Кондиционер ВК-2300», «Склад» — Магазин «Бытовая техника».

Метод обеспечения запасов в ERP может быть определен по одному из вариантов:

• Min-max;
• По норме;
• По статистике;
• Обеспечение заказов по отгрузке;
• Страховой запас.

Еще одним из параметров управления запасами в 1C:ERP, является настройка «Способы обеспечения потребностей», устанавливающая источники и способы удовлетворения потребности в номенклатуре – система определит когда и в каком количестве удовлетворить ту или иную потребность. Она также может быть открыта из карточки «Склад» или «Номенклатура».

Пользователь может настроить для заданной номенклатуры:

• Способ удовлетворения потребности – закупка, перемещение, сборка, производство (собственными силами или силами переработчика);
• Срок исполнения заказа на поставку, перемещение и т.д.
• Обеспечиваемый период;
• Гарантированный срок отгрузки;

Правило формирования заказов – регулярно, по графику или определенным датам.

Сочетание настройки параметров поддержания запасов и способов обеспечения потребностей образуют единый механизм в системе планирования и формирования всех существующих типов заказов в 1С:ERP.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

Указание номенклатуры в заказе поставщику

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Планирование закупок

Программа содержит систему прогнозирования коммерческой деятельности предприятия. Она оснащена инструментами, автоматизирующими составление планов. Это позволяет не попасть в такие ситуации, как простой аппаратуры и отсутствие работы у специалистов компании. Запасы на складах будет проще поддержать на оптимальном уровне. Выполнение заказов станет занимать меньше времени. В целом это улучшит показатели предприятия. Если умело обращаться с инструментами этого софта, можно довольно точно спланировать объёмы покупок и продаж.

В разделе есть:

• схема продаж по категориям: с помощью этого инструмента создаётся укрупнённый план продаж, выраженный в количестве, с разделением по разновидностям товара;
• по номенклатуре: составляется уточнённый план объёмов продаж в количестве и сумме план закупок составляется по предыдущим двум;
• справочник по сценариям планирования, где можно изменить параметры и периодичность;
• справочник по видам планов.

По сценарию составляются виды планирования. По каждому виду рассчитываются используемые для определения показателей параметры. Данные по каждому показателю подкрепляются источниками.

Управление поставками и закупками

За это отвечает документ «Нормативы распределения». Также используются сезонные коэффициенты, предназначенные для улавливания колебаний спроса в зависимости от времени года. Это относится к так называемым сезонным товарам, спрос на которые возрастает в определённое время года.

На основе продаж по категориям формируется таковой по номенклатурам. Планирование составляется на основе продаж. Берётся в расчёт множество параметров: сумма, количество, время, другое. Программа тонко настраивается под каждый параметр, это долгий процесс, но затем у вас будет точный план ведения бизнеса на месяц или год.

Условия закупок

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Управление соглашением об условиях закупок

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).

Состояние — информация о заказе

Оформление поставок товаров от поставщика

• Закупка товаров у поставщика;
• Закупка товаров через подотчетное лицо;
• Прием товаров на комиссию;
• Закупка импортных товаров;
• Ввоз товаров из стран ЕАЭС.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Приобретение товаров и услуг

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.

Корректировка и возврат товаров поставщику

После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.

• исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
• корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.

В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.

• возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
• принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
• учесть изменение цен как прочий доход.

Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.

Заказы поставщикам. Настройки и отражение в 1С:ERP

Для включения возможности формировать заказы, в настройках программы включается функциональная опция – раздел «НСИ и администрирование» — «Закупки».

Для включения опции, позволяющей формировать заказы, устанавливается галочка – «Заказы поставщикам», а при необходимости «Поступление по нескольким заказам». При данной настройке, при оформлении поступления номенклатуры по нескольким заказам можно оформить один документ поступления.

Система также позволяет:

• вести контроль поступления при закрытии заказов поставщикам;
• производить корректировки приобретений;
• делать запросы коммерческих предложений у поставщиков;
• регистрировать причины отмены заказов поставщикам;
• согласовывать заказы поставщикам, используя встроенный бизнес-процесс. В данной настройке отдельно согласуются логистические, финансовые, ценовые и коммерческие условия.

Для использования данного функционала программы, устанавливается соответствующая галочка в настройках программы.

Для более детального контроля за обработкой заказов, в настройке раздела «Статусы документов», устанавливается галочка «Статусы заказов поставщикам».

При изменении статуса документа, меняется его текущее состояние.

Настройка «Документы закупок» определяет условия и варианты планирования оплаты в документах:

• «Заказ поставщику»;
• «Отчет комитенту»;
• «Заказ переработчику».

В разделе включается функционал, для использования возможности оформления:

• поступления товаров на несколько складов;
• актов о расхождении после поступления и после возвратов номенклатуры;
• приемки на ответственное хранение с правом продажи;
• товаров в пути;
• неотфактурованных поставок.

Пользователь устанавливает необходимые опции самостоятельно.

Заказ поставщику в 1С:ERP формируется в разделе «Закупки» — «Заказы поставщикам».

Программой предусмотрено несколько способов формирования заказа поставщику:

• новый документ;
• по плану;
• по потребностям…
• на основании других документов.

При использовании номенклатуры поставщика, в документе предусмотрено две печатные формы заказа:

• «Заказ поставщику» — с использованием номенклатуры нашей организации;
• «Заказ поставщику по данным поставщика» — с использованием номенклатуры поставщика.

Второй вариант более удобен поставщику, для обработки заказа на поставку.

Если пользователь регестрирует цены поставщиков, это позволяет непосредственно из документа производить их анализ, сравнение и на этапе оформления заказа выбрать наиболее выгодного поставщика – кнопка «Отчеты» — «Анализ цен».

В отчете наглядно представлена информация по номенклатуре, указанной в заказе, имеющаяся у различных поставщиков, с ценами на нее. Минимальная цена, как и в других отчета, выделена зеленым цветом.

Отчет «Отклонение от условий закупок» позволяет осуществлять контроль за выполнением условий закупок при проведении документа. Если у пользователя достаточно прав и он может отклоняться от установленных в системе условий закупки, то при проведении документа проблем не возникнет. В противном случае, документ не проводится и сформировав данный отчет можно ознакомиться, какие условия закупок не соответствуют установленным.

Для просмотра плана поступлений в 1С:ERP в разделе «Склад и доставка» — «Отчеты по складу» предусмотрено большое количество отчетов. Одни из них – это отчеты «Анализ и доступность товара» и «Товарный календарь».

Отчеты позволяют пользователю определить доступность товаров на складах, план поступления и отгрузки товаров и т.п.

Отчет «Остатки и доступность товара» представлен в виде сводной таблицы.

Отчет «Торговый календарь» дает возможность пользователю получить данные в разрезе по дням. В отчете отображается фактический и плановый остаток товаров.

Если по заказу сформированы все необходимые документы и текущее состояние документа изменено на — «Готов к поступлению», пользователь может переходить к оформлению поступления товара по данному заказу.

Закупка импортных товаров

• поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
• поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
• поставка товаров из стран ЕАЭС.

Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.

Поставка импортных товаров

Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.

При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.

При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

• поставка товаров из стран ЕАЭС;
• регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
• оплата налогов на расчетный счет ФНС;
• подтверждение факта оплаты от ФНС;
• оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию

• поддержание актуальной информации о комитентах;
• хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
• регистрация заключенных с комитентами договоров;
• планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
• оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
• оформление продажи и списания комиссионных товаров;
• расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
• регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.

Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.

Прием на комиссию

Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.

Отчет комитенту (принципалу) о продажах

Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.

Как в 1С отражаются товары «в пути»

При ведении бизнеса на предприятиях любого профиля, размера и форм собственности часто возникает следующая ситуация. 1. Предприятие закупает некую номенклатуру у поставщика для дальнейшей перепродажи или собственного использования. 2. Номенклатура относится к категории материальных объектов, которые можно транспортировать. Понятно, что под это определение попадают товары, материалы, сырье, полуфабрикаты, но не услуги, работы и объекты недвижимости. 3. Имеется «временной разрыв в 1С» между моментом перехода прав собственности на товар (так будем называть упомянутую в пункте 2 номенклатуру) и поступлением товара на склад предприятия. 4. Правила и политика учета на предприятии диктуют необходимость отразить «временной разрыв в 1С» в учетной системе. Строго говоря, такой «временной разрыв в 1С» между моментом подписания накладной (переход права собственности) и моментом физического поступления товара на склад существует всегда. Но не всегда имеет смысл отражать «временной разрыв в 1С» в учетной системе.

Оформление поступления товаров в 1С:ERP

Поступление от поставщика в программе 1С:ERP можно оформить несколькими способами, в зависимости от применяемой схемы закупки и учета.

Вариант 1

Если в программе ранее оформлен заказ поставщику, то ввод документа поступления заполняется с использованием рабочего места «Накладные к оформлению».

Выбрав нужный заказ и нажав кнопку «Оформить», пользователь создает на основании выбранного заказа документ «Приобретение товаров и услуг».

Документ заполняется данными на основании заказа поставщику.

Вариант 2

При применении ордерной системы, т.е. когда кладовщик фактически уже оприходовал поступившие товары и оформил складские документы, накладная оформляется на основании фактического приема на склад на закладке «Контроль ордеров».

Пользователь оформляет документ «Поступление товаров и услуг» по фактической приемке – нажав одноименную кнопку. Здесь же при необходимости составляется документ «Акт о расхождениях».

Вариант 3

Если предварительно не использовался документ «Заказ поставщику», то документ «Приобретение товаров и услуг» оформляется в журнале «Документы закупки все», обычным заполнением.

Для этого, нажав кнопку «Создать», пользователь выбирает нужный документ и оформляет его. В нашем примере – документ «Закупка у поставщика».

Мы обзорно рассмотрели лишь некоторые возможности программы 1C:ERP в области закупок.

1С:ERP Управление предприятием имеет:

• понятную схему составления заказа поставщикам;
• инструменты определения потребностей в закупке номенклатуры;
• возможность загрузки коммерчески предложений и прайс листов поставщиков;
• отчеты, позволяющие определить более выгодные предложения поставщиков, для формирования заказа и заключения контракта;
• оформление документов поступления, в зависимости от принятой схемы учета на предприятии;
• и множество других возможностей.

1С:ERP Управление предприятием – это оптимальное решение для автоматизации закупок, имеющее четкий и отлаженный механизм и универсальные инструменты, позволяющие облегчить работу бухгалтера.